Ai un SRL. Nu ai facturi. Nu ai încasări. Nu ai cheltuieli. Pare că firma „doarme”. Dar pentru autoritatea fiscală, firma ta nu doarme. Este activă juridic. Și asta schimbă totul.
Multe companii pornesc cu entuziasm imediat după procedura de inmatriculare SRL. Apoi apar lunile fără tranzacții. Antreprenorul crede că, dacă nu mișcă nimic, nu are nicio obligație. Este o capcană costisitoare.
Hai să lămurim ce trebuie să faci. Și ce riști dacă nu faci.
Mitul „fără facturi = zero obligații”
Este cel mai răspândit mit din contabilitatea românească. Și cel mai periculos.
O firmă fără activitate rămâne o persoană juridică înregistrată. Are cod fiscal. Are obligații declarative. Chiar dacă toate cifrele din declarații sunt zero.
Legislația fiscală nu spune „dacă nu ai venituri, nu depui nimic”. Dimpotrivă. Articolul 101 din Codul de procedură fiscală este explicit: obligația de a depune declarația fiscală se menține și atunci când nu rezultă sume de plată.
Cu alte cuvinte, declarația „pe zero” este obligatorie. Nu este opțională. Nu este o formalitate.
Un exemplu real: Un SRL din Cluj a fost înființat în ianuarie. Nu a avut nicio activitate în primele șase luni. Administratorul nu a depus D100. În iulie, autoritatea fiscală a aplicat o amendă contravențională. Suma? Peste 1.000 de lei. Pentru o firmă care nu câștigase niciun leu.
Firma fără activitate vs. firma suspendată. Care e diferența?
Aici apare cea mai mare confuzie. Mulți antreprenori cred că „firmă fără activitate” și „firmă suspendată” sunt sinonime. Nu sunt.
O firmă fără activitate este activă juridic. Există la Registrul Comerțului. Are cod fiscal activ. Pur și simplu nu desfășoară operațiuni economice.
O firmă cu activitate suspendată oficial la ONRC intră sub un regim derogatoriu. Este scutită de declarațiile periodice (D100, D112, D300) pe perioada suspendării. Suspendarea poate dura maximum 3 ani.
Dar atenție la nuanță. Chiar și firma suspendată are obligația de a depune bilanțul anual. Și, din 2025, firma fără activitate dar activă juridic trebuie să depună și SAF-T (D406), dacă nu are activitatea suspendată la ONRC.
Statut juridic: Activă; Suspendată temporar
Declarații periodice (D100, D112, D300): Obligatorii, pe zero; Scutite
SAF-T (D406): Obligatoriu (dacă nu e suspendată); Scutit pe durata suspendării
Bilanț anual: Obligatoriu; Obligatoriu
Durată: Nedeterminată, cu respectarea obligațiilor; Maximum 3 ani
Diferența este uriașă în practică. O firmă „pe zero” consumă timp și bani cu contabilitatea. O firmă suspendată respiră mai ușor. Dar suspendarea nu este gratuită. Necesită dosar la ONRC și notificare la autoritatea fiscală.
Ce declarații depui când nu ai activitate?
Setul exact depinde de vectorul fiscal al firmei. Nu toate firmele au aceleași obligații. Dar există un nucleu comun.
Iată principalele declarații care pot fi cerute unui SRL fără activitate:
• D100 – Declarația privind obligațiile de plată la bugetul de stat. Se depune trimestrial, chiar dacă suma este zero. Include impozitul pe profit sau impozitul pe veniturile microîntreprinderilor, după caz.
• D112 – Declarația privind contribuțiile sociale și impozitul pe salarii. Se depune doar dacă firma are angajați. Dacă nu are salariați, nu există obligația depunerii. Dacă a avut angajați și aceștia au plecat, se poate actualiza vectorul fiscal pentru a scoate obligația.
• D101 – Declarația privind impozitul pe profit. Se depune anual, până la 25 iunie, pentru anul fiscal anterior. Chiar dacă profitul este zero, declarația poate fi necesară dacă firma este plătitoare de impozit pe profit.
• D300 – Decontul de TVA. Se depune doar dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA. O firmă fără activitate care nu este plătitoare de TVA nu depune D300.
• D394 – Declarația informativă privind livrările/prestările. Se depune doar dacă există operațiuni în perioada de raportare. Fără facturi, nu există obligație.
• D406 (SAF-T) – Fișierul standard de raportare fiscală. Din 2025, este obligatoriu pentru firmele active juridic, chiar dacă nu au tranzacții. Excepție: firmele cu activitate suspendată la ONRC.
Un tabel comparativ ajută la claritate:
D100: Da, pe zero; Dacă firma este în vectorul fiscal pentru impozit pe profit/micro
D112: Nu, dacă nu are angajați; Doar cu salariați activi
D101: Da, anual; Dacă este plătitoare de impozit pe profit
D300: Nu, dacă nu e plătitoare de TVA; Doar pentru plătitorii de TVA
D394: Nu; Doar cu operațiuni
D406 (SAF-T): Da, dacă nu e suspendată; Obligatoriu pentru firmele active juridic
Obligațiile contabile care nu dispar
Contabilitatea nu înseamnă doar declarații fiscale. Înseamnă și evidență contabilă. Și aici apar alte obligații.
O firmă fără activitate trebuie să întocmească situațiile financiare anuale. Bilanțul, contul de profit și pierdere, notele explicative. Toate trebuie depuse la autoritatea fiscală.
Există o excepție importantă. Firmele care nu au desfășurat nicio activitate de la înființare până la finalul anului de raportare nu sunt obligate să întocmească bilanț. În schimb, trebuie să depună o declarație pe propria răspundere privind inactivitatea, în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar.
Atenție însă. Această excepție se aplică firmei care nu a avut nicio activitate de la constituire. Dacă firma a avut activitate în anul anterior și apoi a intrat pe zero, bilanțul rămâne obligatoriu. Chiar dacă toate conturile sunt zero.
Un alt aspect: balanța de verificare. Chiar dacă nu are rulaje, firma trebuie să aibă o balanță întocmită. Contabilul trebuie să înregistreze măcar soldurile inițiale. O balanță cu zero pe toate liniile este acceptabilă. Absența ei, nu.
Exemplu din viața reală: Un SRL din Brașov a primit notificare de la autoritatea fiscală pentru nedepunerea situațiilor financiare. Administratorul a răspuns: „Firma nu are activitate, nu am ce bilanț să depun.” Răspunsul autoritatea fiscală a fost simplu: „Declarația de inactivitate se depune în 60 de zile. Bilanțul se depune dacă ați avut activitate în anul anterior. Amenda rămâne.”
Ce riști dacă ignori obligațiile
Riscurile sunt reale. Și se cumulează.
Amenda contravențională. Nedepunerea sau depunerea cu întârziere a declarațiilor fiscale se sancționează cu amendă, conform articolului 336 din Codul de procedură fiscală. Amenda variază în funcție de categoria contribuabilului.
Inactivitatea fiscală. Din 2026, autoritatea fiscală poate declara o firmă inactivă fiscal dacă nu depune situațiile financiare anuale într-un termen de maximum 5 luni după termenul legal. Odată declarată inactivă fiscal, firma pierde dreptul de deducere a TVA-ului. Și toate obligațiile de declarare și plată rămân în vigoare.
Blocajul la ONRC. Inactivitatea fiscală se înscrie în cazierul fiscal al firmei și al reprezentanților legali. ONRC nu mai autorizează operațiuni de înregistrare sau mențiuni pentru firmele cu inactivitate fiscală în cazier.
Riscul de dizolvare. În cazuri extreme, netratarea inactivității fiscale poate duce la dizolvare.
Un tabel cu riscurile și severitatea lor:
Amendă: Nedepunerea declarațiilor; Sancțiune contravențională
Inactivitate fiscală: Nedepunerea situațiilor financiare la timp; Pierderea deducerii TVA, interdicții
Blocaj ONRC: Inactivitate fiscală în cazier; Imposibilitatea de a face mențiuni
Dizolvare: Netratarea prelungită a inactivității; Radierea firmei
O părere sinceră: suspendarea este adesea subestimată
Din experiența practică, mulți antreprenori aleg să țină firma „pe zero” pentru că pare mai simplu. Nu trebuie să faci dosar la ONRC. Nu trebuie să notifici autoritatea fiscală. Pare că economisești timp.
Dar calculează. Contabilitatea pentru o firmă fără activitate costă la fel ca pentru o firmă activă. Declarațiile pe zero consumă timp. SAF-T consumă timp. Iar riscul de a greși un termen este permanent.
Suspendarea oficială nu este pentru toată lumea. Dacă intenționezi să reiei activitatea în câteva luni, poate nu merită. Dar dacă firma va sta pe pauză un an sau mai mult, suspendarea este adesea soluția mai curată. Scapi de declarațiile lunare. Scapi de SAF-T. Rămâi doar cu bilanțul anual.
Atenție însă: suspendarea nu șterge datoriile acumulate. Și nu este o soluție pentru firmele care au deja restanțe la autoritatea fiscală.
Concluzie: „fără activitate” nu înseamnă „fără obligații”
Un SRL fără activitate nu este invizibil pentru stat. Dimpotrivă. Este o entitate juridică cu obligații clar definite.
Declarațiile pe zero sunt obligatorii. Bilanțul poate fi obligatoriu. SAF-T este obligatoriu dacă nu ai suspendat activitatea. Iar riscul de inactivitate fiscală este real și cu consecințe serioase.
Dacă firma ta este pe pauză, verifică-ți vectorul fiscal. Vorbește cu contabilul. Află exact ce declarații trebuie să depui. Și ia în calcul suspendarea oficială dacă pauza se prelungește.
Nu lăsa o firmă „adormită” să te trezească cu amenzi.
